Fahrzeugverkauf an EU-Unternehmer: So sichern Sie die Steuerfreiheit ab

Der Verkauf an einen deutschen, italienischen oder tschechischen Händler klingt nach einem unkomplizierten Geschäft. Der Kunde legt seine UID-Nummer vor, Sie stellen eine Nettorechnung aus, das Fahrzeug verlässt Österreich. Doch was passiert, wenn bei einer Betriebsprüfung Jahre später die Nachweise fehlen? Das Finanzamt fordert die Umsatzsteuer von Ihnen nach, und zwar aus dem bereits kassierten Nettobetrag. Bei einem Fahrzeug um 25.000 Euro netto sind das über 5.000 Euro, die Sie aus eigener Tasche zahlen müssen.

Die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen ist an vier Voraussetzungen geknüpft. Erstens muss der Käufer ein Unternehmer sein, der das Fahrzeug für sein Unternehmen erwirbt. Zweitens muss er Ihnen eine gültige UID-Nummer mitteilen, die von einem anderen EU-Mitgliedstaat erteilt wurde. Drittens muss das Fahrzeug tatsächlich nach Österreich verlassen und in einen anderen Mitgliedstaat gelangen. Und viertens müssen Sie die Lieferung in Ihrer Zusammenfassenden Meldung (ZM) fristgerecht erfassen. Seit 1. Jänner 2020 sind die UID-Nummer und die ZM-Abgabe nicht mehr bloße Formalitäten, sondern materiell-rechtliche Voraussetzungen für die Steuerfreiheit. Fehlt eines dieser Elemente, wird die Lieferung steuerpflichtig.

Die UID-Prüfung ist Pflicht

Bevor Sie eine Nettorechnung ausstellen, müssen Sie die UID-Nummer des Käufers überprüfen. Das geht über FinanzOnline oder das MIAS-System der EU-Kommission. Die Stufe-2-Abfrage liefert Ihnen zusätzlich Name und Anschrift des Unternehmens, sodass Sie prüfen können, ob die Angaben mit den Kundendaten übereinstimmen. Drucken Sie das Prüfergebnis aus und legen Sie es zur Rechnung. Stellt sich die UID später als ungültig heraus, obwohl Sie sie korrekt geprüft haben, greift unter Umständen der Vertrauensschutz nach Art. 7 Abs. 4 UStG 1994. Dieser schützt Sie jedoch nur, wenn Sie die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns beachtet haben.

Der Transportnachweis entscheidet über Steuerfreiheit oder Steuerpflicht. Bei Abholfällen, wenn also der Käufer oder sein Beauftragter das Fahrzeug selbst abholt, benötigen Sie eine schriftliche Erklärung, dass das Fahrzeug ins EU-Ausland verbracht wird, sowie eine Ausweiskopie des Abholenden. Nach Ankunft im Bestimmungsland brauchen Sie eine Gelangensbestätigung: Der Käufer bestätigt darin Name und Anschrift, Fahrzeugbezeichnung und Fahrgestellnummer, Bestimmungsort sowie Monat der Ankunft. Bei Versendung durch eine Spedition dient ein vollständig ausgefüllter CMR-Frachtbrief als Nachweis. Feld 24 muss dabei die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung der Übernahme enthalten. Fehlt diese Unterschrift oder sind andere Pflichtfelder leer, erkennt das Finanzamt den Frachtbrief möglicherweise nicht an.

Warum die USt-Kaution Standard sein sollte

Stellen Sie sich vor: Ein Käufer aus Rumänien präsentiert eine gültige UID, holt das Fahrzeug ab und verspricht, Ihnen die Gelangensbestätigung zu schicken. Wochen vergehen, Ihre Anfragen bleiben unbeantwortet. Ohne Nachweis müssen Sie die Lieferung als steuerpflichtig behandeln und die USt aus dem Nettobetrag abführen. Sie bleiben auf dem Schaden sitzen.

Die Lösung liegt in einer Kautionsvereinbarung. Sie stellen eine Nettorechnung aus, kassieren aber zusätzlich die Umsatzsteuer als Sicherheitsleistung. Sobald alle Nachweise vorliegen, überweisen Sie die Kaution zurück. Seriöse Händler akzeptieren dieses Vorgehen ohne Widerspruch, denn es entspricht dem Branchenstandard im EU-Fahrzeughandel. Käufer, die sich gegen eine Kaution sträuben, verfolgen möglicherweise andere Absichten.

Achten Sie darauf, in der Kautionsvereinbarung klar zu regeln, welche Unterlagen Sie für die Rückzahlung benötigen: geprüfte UID-Bestätigung, Gelangensbestätigung oder CMR mit Empfängerunterschrift, gegebenenfalls Kopie der Zulassung im Bestimmungsland. Setzen Sie eine Frist, etwa zwei Wochen nach Eingang aller Belege, und prüfen Sie die Dokumente sorgfältig auf Vollständigkeit und Plausibilität.

Dokumentation für die Betriebsprüfung

Gemäß § 132 BAO sind Geschäftsunterlagen sieben Jahre aufzubewahren. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen gehören dazu: die UID-Prüfbestätigung zum Zeitpunkt der Lieferung, die Ausgangsrechnung mit Hinweis auf die Steuerfreiheit gemäß Art. 6 Abs. 1 UStG, der Transportnachweis (Gelangensbestätigung oder CMR), bei Abholfällen die Ausweiskopie und Vollmacht des Abholenden, sowie die Zusammenfassende Meldung für den betreffenden Zeitraum. Digitale Kopien sind zulässig, solange sie jederzeit lesbar gemacht werden können.